Om ansökningsprocessen
Det finns ett fåtal bidrag som inte ingår i e-tjänsten. Då sker ansökan via en blankett. Information om vilka bidrag det gäller finns på informationssidan för de olika statsbidragen under sök statsbidrag.
Så går ansökan till
1. Utse ett ombud
För att kunna söka eller rekvirera statsbidrag i e-tjänsten måste en organisation först ha ett godkänt ombud. Ombudet är den person som har det högsta ansvaret för ansökan. Den som ska bli ombud behöver göra en ombudsansökan i e-tjänsten genom att logga in med sitt personliga BankID.
En organisation kan bara ha ett ombud. Det går alltså bara att ha ett ombud per organisationsnummer. Däremot kan den som är ombud utse andra personer i organisationen som kan fylla i och skicka in en ansökan/rekvisition.
Läs mer om olika behörigheter.
En ombudsansökan ska göras i e-tjänsten i god tid innan det statsbidrag man tänker söka stänger för ansökan.
2. Se till att rätt personer har behörighet att arbeta med ansökan
När ombudsansökan har godkänts är det dags att se till att rätt personer har behörighet att arbeta med statsbidragsansökningar eller rekvisitioner genom att bjuda in andra i organisationen. Ombudet behöver alltså inte själv ansöka om eller rekvirera varje statsbidrag.
Det finns tre olika behörigheter:
- Ombud
- Representant
- Uppgiftssamordnare
Det är personen som är ombud som utser vilka personer som ska ha vilka behörigheter genom att logga in med BankID i e-tjänsten. Socialstyrelsen handlägger inte övriga behörigheter (representanter och uppgiftssamordnare). Därför kan vi inte se vilka som har lagts till av ombudet.
3. Förbered ansökan eller rekvisitionen
Nu är det dags att ansöka eller rekvirera. Börja med att läsa på om det aktuella statsbidraget. På informationssidan om varje statsbidrag finns:
- Beskrivning av villkor för bidraget
- Information om statsbidraget ska sökas via e-tjänst eller blankett
- Anvisningar och vilka uppgifter som organisationen behöver skicka med
Tänk på att det kan ta tid att samla in alla uppgifter som behövs och att en ombudsansökan bör göras i god tid innan det statsbidrag man tänker söka stänger för ansökan eller rekvirering. Försök om möjligt att ha alla nödvändiga uppgifter till hands innan ni påbörjar ansökan eller rekvisitionen i e-tjänsten. I många fall krävs det till exempel att ni laddar upp olika bilagor i formuläret. För en snabbare handläggning se till att samtliga sidor är samlade i en pdf-fil för varje enskilt dokument.
4. Skicka in ansökan och invänta handläggning
När ansökan är fullständig skickas den in via e-tjänsten till Socialstyrelsen. Socialstyrelsen kommer sedan att handlägga ärendet.
E-tjänsten skickar ett bekräftelsemejl från noreply@socialstyrelsen.se när ansökan är mottagen med besked om diarienummer, när Socialstyrelsen eventuellt har begärt en komplettering samt vid expediering av beslut.
5. Återrapportera
Verksamheter som har beviljats statsbidrag behöver återrapportera hur pengarna har använts. I slutet av varje bidragsår, eller i början av året därpå, skickar Socialstyrelsen ut ett mejl med en länk till ett webbaserat återrapporteringsformulär till den som är kontaktperson hos organisationen. Till kommuner och regioner skickas dessa mejl ut till den officiella e-postadressen enligt SKR.
Medel som inte har använts före den 31 december det aktuella bidragsåret ska återbetalas. Bidragsmottagare kan också bli återbetalningsskyldiga om medlen inte använts enligt de villkor som finns kopplade till statsbidraget. Ett exempel på ett villkor är att återrapporteringen ska ha kommit in inom den tidsram som anges.
Alla villkor finns beskrivna på informationssidan för respektive bidrag.